Der findes forskellige services der kan tage fuld backup af din SharePoint Online. Men ofte er det slet ikke en reel backup af hele SharePoint, men blot filer og mapper der bliver taget backup af. Hvis du er på udkig efter en solid backup-løsning er det vigtigt at du sikre dig at løsningen også kan tage backup af alt. Herunder fokusere jeg på SharePoint Online, som også er OneDrive For Business. Men det samme er egentlig gældende for Exchange Online. Hvis du havde backup af din gamle Exchange server, så husk lige at få styr på backuppen af dine Exchange Online.

En god grundregel, når det kommer til backup er, at have 2 strategier og altid have en backup. Også selvom dine data er i skyen.

Ofte er argumentet at det er fuldstændigt irrelevant at tage backup af SharePoint Online, da Microsoft har styr på dine data. Og det er også rigtigt. Det har de. Men ulykker sker. Du kan rende ind i en medarbejder der får slettet nogle vigtige filer, som når hele vejen igennem en tømning af en papirkurv og derefter også ryger ud af administratorens papirkurv. Indrømmet, det er sjældent og næsten urealistisk at det skulle ske. Noget andet og mere realistisk der kan ske, er at din internetforbindelse ryger, du glemmer dit password og kan ikke logge ind på SharePoint eller noget går galt og SharePoint Online går ned i en kortere eller længere periode. Ingen systemer er perfekte og alle Cloud Services vil opleve et nedbrud før eller siden.

Et andet scenarie der er mere sandsynligt er at nogen for lavet ballade i rettigheder. Forestil dig at du har en SiteCollection med en masse individuelle rettigheder sat. Hvis en medarbejder så får indstillet alle undersites til at nedarve rettigheder, så har hele virksomheden lige pludselig adgang til fortroligt materiale. I sådanne et tilfælde er det meget rart at kunne gendanne fra en backup.

Scenarier

  • Hvis Internettet en dag går ned, kan min virksomhed hurtigt og nemt arbejde videre på vores lokale drev, med minimale forsinkelser
  • Hvis en medarbejder får slettet kritiske filer i SharePoint Online
  • Hvis SharePoint Online bare en dag går ned
  • Hvis SharePoint Online bliver kompromitteret, fordi en medarbejder får inficeret sin PC med Randsomeware (software der kryptere alle filer)
  • Hvis virksomhedens SharePoint Online bliver hacket og alle filer en dag er slettet

Der findes nogle forskellige 3. parts muligheder for at tage komplet backup af din SharePoint Online. Det er migreringsværktøjer som Share-Gate, Metalogix og AvePoint. Alle 3 nogle halvdyre løsninger, men de kan bruges til at tage backup af SharePoint Online.

Hvis du har brug for backup af Mail og dokumenter, så skal du kigge nærmere på backup-services. De kan tage backup af alle mailboxe, alle OneDrives og alle dokumentbiblioteker på alle sharePoint sites.  Alle 3 services er stort set ens. De eneste forskelle er placering af backup, hvor mange gange dagligt du kan tage backup.

Virksomhed / Service Bemærkninger Backup lokation Antal backups dagligt
Keepit.com Kan tage backup til dine egne servere, eller servere placeret hos Keepit. Det betyder at du kan beholde dine data inden for EU og backup, inden for Danmarks grænser.
Backup af Exchange Online, SharePoint sites (kun dokumenter) og OneDrive for Business
Ubegrænset plads.
Egne servere, Dansk serverhosting 10
Skykick.com Fungere på samme måde som Keepit, med den forskel at du ikke selv kan vælge hvor din backup skal placeres.
Backup af Exchange Online, SharePoint sites og OneDrive for Business
Ubegrænset plads.
Microsoft Azure 6
Cloudally.com Tager backup til Amazon S3 krypteret backup. Du kan vælge at tage backup til Amazons datacenter i EU, US eller Australien.
Backup af Exchange Online, SharePoint sites og OneDrive for Business
Ubegrænset plads.
Amazon AWS 10

Hvilken backup man skal vælge, afhænger selvfølgelig meget af hvilke krav man som virksomhed har. Det er langt fra altid at man skal nøjes med at fokusere på pris. Hastighed, fleksibilitet og stabilitet er lige så afgørende.
Herunder er en liste af 17 spørgsmål der kan fungere som et godt udgangspunkt for en kravliste til backupservice.

Spørgsmål til din Backup leverandør:

  1. Kan jeg tage backup af Exchange Online?
  2. Bliver nye brugere tilføjet automatisk til backup?
  3. Kan jeg tage backup af SharePoint Sites?
  4. Bliver nye sites tilføjet automatisk til backup?
  5. Kan jeg tage backup af mine brugeres OneDrive For Business?
  6. Bliver nye brugeres OneDrives tilføjet automatisk til backup?
  7. Kan jeg gendanne enkelte filer/mails/items?
  8. Kan jeg gendanne hele postkasser, sites, onedrives mv.?
  9. Hvor ofte bliver der taget backup?
  10. Hvor lang tid bliver backuppen gemt?
  11. Hvor er min backup placeret?
  12. Kan jeg selv bestemme?
  13. Kan jeg vælge egne servere?
  14. Hvilken kryptering bliver brugt
  15. Hvem har adgang til backupdata
  16. Hvordan fungerer restore?
  17. Hvad er pris per GB?

Er du i tvivl, så kan du altid kontakte os og få et godt råd.