Når det kommer til synkronisering er der altid en succes-historie efterfulgt af en negativ historie. Stort set alle, der har prøvet en synkroniseringsservice, så som Google Drive, DropBox eller OneDrive har opdaget at når man er mange der skal dele dokumenter via en synkroniseringsservice, så er teknologien aldrig 100% sikker. Og det er der en udemærket forklaring på. Synkronisering af filer til enheder der ikke altid er online og kan snakke med hinanden kan have rigtige mange forskellige scenarier og mulige huller i den logik en normal synkronisering benytter. Nogle gange kan løsningen være at bruge mere end en teknologi til at løse opgaven.

Control Sync for SharePoint

Vi på Fabrikken har igennem de sidste måneder arbejdet intenst sammen med SurfRay på at få gjort deres nyeste tiltag “Control Sync for SharePoint” klar til at ramme markedet. Det er faktisk gået rimelig stærkt med at nå frem til et stærkt produkt, der i vores øjne åbner op for helt nye muligheder med SharePoint og datatransport.

“Control Sync for SharePoint” er en klient, der kan køre på Windows – og ja kun Windows. Den kan modsat andre kendte Synk-klienter håndtere Download/Upload og Synk – alt sammen styret centralt fra en SharePoint Subscriptionliste.
Hver bruger kan have flere forskellige “Subscriptions”, der ligger på forskellige Sites og Site Collections.

Hver Subscription kan defineres som værende:

  • Download-Only
  • Upload-Only
  • Synchronize

Da Subscriptionlisten er en “almindelig” SharePoint liste, kan denne manipuleres med WorkFlow, apps og anden forretningslogik.
Al trafik der foregår indenfor “Control Sync for SharePoint” rammer bliver logget i “Subscribe Event Log. List”. Dette gør fejlfinding og Audit meget let, og igen genereres det i en SharePoint liste og giver mulighed for at manipulere med visningen af loggen.

“Control Sync for SharePoint” ligger meget op til at tænke forretningen med ind i brugen og er ikke tænkt som en klon af Dropbox, Google Drive eller OneDrive. Lad mig stille et eksempel op der uddyber hvordan forretningen er tænkt ind i brugen.

CASE

Vi tager udgangspunkt i et fiktivt Entreprenørfirma (EF), der skal løfte en kompleks opgave, som involverer forskellige typer af håndværkere, rådgivere, ingeniører og projektledere.
De fleste vil allerede nu kunne se, at vi har med mange forskellige typer af mennesker at gøre, og dermed også mennesker der er på forskellige niveauer, når det kommer til at anvende IT og til at arbejde med filer.
Det er essentielt for EF, at alle arbejder ud fra de rigtige planer, tegninger, budgetter mm. Og da disse, af flere grunde, kan ændre sig mange gange i løbet af et projekt, er det vigtigt, at de filer, der arbejdes med, er de rigtige versioner, og at gamle ikke længere gældende versioner bliver flyttet fra brugerens opmærksomhed.

CSFS kan med sin “Download-Only” funktion sikre, at dette sker, og at det sker kontrolleret fra centralt hold.
Lad os forestille os en given håndværker, der har fået en Subscription til Plantegninger. I “Control Sync for SharePoint” er der lavet en Subscription, der angiver at “Plantegninger” skal pushes ud til håndværkerens desktop i en mappe, der hedder “EF-Plantegninger”. “Push Frekvens” er indstillet til, at der 4 gange dagligt skal skubbes filer ud til brugernes mappe.

Alt dette vil medføre at vores håndværker kan finde tegninger og planer på sit eget skrivebord – i en helt almindelig filmappe. Det er ikke nødvendigt at logge ind i tunge og krævende systemer, som til tider kan forvirre og ende med at være noget brugerne helst undgår.

Vil man ud i ekstremerne kan man desuden sætte notifikationer op, så en bruger modtager en mail, når der kommer nye filer til gennemgang. Dette skal dog gennemtænkes, da man hurtig kan blive spammet med et hav af mails, hvis man eksempelvis ikke husker at fjerne notifikationer, når opgaven er slut.

Det der virkeligt giver “Control Sync for SharePoint” styrke er altså:

  • Centralt styret Synk eller Push funktionalitet
  • Mulighed for at give “Filmappe” på klient et sigende navn, der ikke nødvendigvis er det samme som på SharePoint
  • Kun Download – Kun Upload – Synk som 3 særskilte funktioner
  • Styring af hvor ofte der skal synkroniseres
  • Styring af om “fil-modtagere” er opdaterede
    • Projektleder kan for eksempel se om en “gruppe eller kategori” er opdateret fra centralt hold
  • Audit- og Eventlog over alle transaktioner

OneDrive

OneDrive er en Synk klient, der kan lige nøjagtig det. Den kan Synkronisere data ned lokalt på flere platforme. Over det seneste år er OneDrive blevet mere et begreb end en klient.

For at vise hvad OneDrive spænder over, har er herunder i listeform:

  • OneDrive Personal – Du får 5 GB gratis plads online gratis. Du kan opgradere for at få mere plads se mere HER. Med OneDrive Personal kan du synkronisere billeder på tablets og Smartphones mm.
  • OneDrive er ikke kun en klient (Software) men også et “område” i din Office 365 Tenant, hvor hver bruger får 1 TB personlig plads.
    Dog kan følgende Office 365 planer få helt op til 5 TB pr. bruger:

    • Office 365 E3, E4, E5, Education
    • OneDrive for Business Plan 2
    • SharePoint Online Plan 2
  • OneDrive Admin Center er et nyt tiltag fra MS, der giver administratorer mulighed for, at begrænse brugere i:
    • Hvordan filer må deles (Internt, ekstern, slet ikke mm.)
    • Governance på deling af filer. (Eks. udløb af deling af anonym deling)
    • Begrænsning i deling. Der kan defineres, hvilke domæner man må dele med.
    • Fjerne muligheden for at installere OneDrive klienten fra OneDrive Hjemmesiden (virker dog lidt købt, da man stadig kan hente den via andre links)
    • Kun tillade Sync fra pc’ere, der er medlem af et bestemt domæne
    • Blokere Sync af bestemte filtyper
    • Sætte abonnement af “Default Storage” op til 5 TB
    • Styre i hvor lang tid filer gemmes, efter at en bruger har overført filer til “Papirkurv”.
    • Begrænse adgang til OneDrive til bestemte IP Subnet
    • Hvis man har Intune kan man styre flere features til Mobile Devices
    • Security & Compliance Center
      • File Audit: En Log over hvad brugerne gør med deres filer
      • DLP (Data Loss Prevention): Politik baserede regler, der begrænser brugere i eksempelvis at udstille personfølsomme data eller forretningssensitive oplysninger
      • Retention – Bevar filer så længe som det er krævet
      • eDiscovery – Identificér, tilbagehold og eksportér indhold som kan bruges i sager af forskellige karakterer
      • Alerts – Få en alarm når bestemte mønstre bliver udløst af brugere i OneDrive

Den ene udelukker ikke den anden – tværtimod!

OveDrive og Fusion Control Sync udelukker hinanden. Hvis de bliver brugt korrekt kan de faktisk supplere hinanden rigtig godt.

OneDrive

Har sine styrke i at kunne udnytte Security og Compliance Center, og dermed bruges til at overvåge indhold af filer.

Control Sync for SharePoint

Har centralt styret – og kontrol over – dataflow med sine valgmuligheder i om data kun skal sendes til en bruger eller kun skal uploades til SharePoint.

Dette skaber en styrke, som vil gavne forretningens tilgang til data, og dermed også måden hvorpå brugere bliver præsenteret for og omgås data.

 

Tweet me:

OneDrive

  • Kontrol over DataFlow
  • Status på DataFlow
  • Retningsbestemt dataflow
  • Frekvensstyring af dataflow
  • Audit og Eventlogging
  • Brug af synk på flere platforme
  • Security og Compliance funktionalitet
  • Deling af data direkte fra Stifinder

Control Drive For Sharepoint

  • Kontrol over DataFlow
  • Status på DataFlow
  • Retningsbestemt dataflow
  • Frekvensstyring af dataflow
  • Audit og Eventlogging
  • Brug af synk på flere platforme
  • Security og Compliance funktionalitet
  • Deling af data direkte fra Stifinder

Hybrid

  • Kontrol over DataFlow
  • Status på DataFlow
  • Retningsbestemt dataflow
  • Frekvensstyring af dataflow
  • Audit og Eventlogging
  • Brug af synk på flere platforme
  • Security og Compliance funktionalitet
  • Deling af data direkte fra Stifinder